Przy okazji RODO, niemalże w ostatniej chwili (piątek 11.05.2018 r.) Sejm zmienił przepisy kodeksu pracy w zakresie monitoringu wideo terenu zakładu pracy. Wielu pracodawców o tym nie wie. Zmiany wejdą w życie dnia 25 maja 2018 r. – tak samo jako RODO. Temat jest zupełnie nowy, a zmiany bardzo istotne dla wszystkich pracodawców stosujących monitoring. Zmiany będą polegały m.in. na wprowadzeniu do kodeksu pracy art. 22’2 i art. 22’3.
Wprowadzenie monitoringu będzie dopuszczalne wyłącznie gdy będzie to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Nie będzie zatem dopuszczalny monitoring mający na celu np. kontrolę efektywności pracowników biurowych.
Nagrania obrazu pracodawca będzie mógł przetwarzać wyłącznie do wskazanych powyżej celów oraz przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Przed tym okresem powinny zostać zniszczone albo trwale usunięte. Dłuższe przechowywanie będzie możliwe wyłącznie w przypadku gdy nagranie stanowi dowód na potrzeby postępowania. Ta kwestia staje się problematyczna dla podmiotów nagrywających proces produkcji i przechowujących takie nagrania przez dłuższy okres czasu np. na potrzeby rozpatrywania reklamacji dot. jakości produktów albo ich pakowania. Kancelaria dostrzegając ten problem pracuje nad rozwiązaniami prawnymi, które pozwolą takim podmiotom na kontynuowanie przechowywania monitoringu przez dłuższy okres czasu.
Co do zasady monitoring nie będzie mógł obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.
Stosowanie monitoringu będzie możliwe wyłącznie pod warunkiem określenia jego zasad (celów, zakresu, sposobu itp.) w układzie zbiorowym pracy/regulaminie pracy/obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy).
Pracodawca musi poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Jeżeli monitoring już działa – nie później niż 2 tygodnie przed wejściem w życie ustawy (25.05.2018 r.). Taką informację każdy nowy pracownik powinien otrzymać na piśmie przed rozpoczęciem pracy.
Pracodawca ma obowiązek oznaczenia pomieszczeń i terenu objętego monitoringiem w sposób widoczny i czytelny za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień
przed jego uruchomieniem.
Podsumowując – każdy pracodawca stosujący monitoring ma obowiązek dostosowania się do nowych przepisów – w tym odpowiedniego zawiadomienia pracowników, oznaczenia miejsc monitorowanych i przyjęcia regulaminu monitoringu – wszystko to do dnia 25.05.2018 r., a częściowo także do dnia 8.06.2018 r.
Służymy Państwu pomocą w dostosowaniu się do nowych przepisów – zwłaszcza opracowaniu regulaminu pod kątem Państwa zakładu pracy.
Niezależnie, wskazujemy także iż ww. ustawą zmieniono kodeks pracy wprowadzając również w ograniczonym zakresie możliwość kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika.
Wskazujemy także, że monitoring jest również kwestią podlegającą regulacji RODO, które generuje dodatkowe obowiązki w tym zakresie. Monitoring należy uwzględnić w analizie oceny ryzyka. W przypadku gdy dostęp do monitoringu posiada firma sprawująca usługę ochrony/kontroli w czasie rzeczywistym – konieczne jest zawarcie z taką firmą umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Monitoring należy ujawnić w Rejestrze Czynności Przetwarzania oraz Polityce Bezpieczeństwa. Dostęp do materiału monitoringu mogą mieć wyłącznie upoważnieni pracownicy. Wprowadzenie monitoringu od nowa (gdy wcześniej go nie było) może wymagać przeprowadzenia analizy oceny ryzyka.
