Od dnia 12.07.2019 r. kopiowanie i powielanie dokumentów tożsamości (np. dowód osobisty, paszport, prawo jazdy, legitymacja), za wyjątkami wynikającymi z przepisów prawa – będzie nie tylko zakazane ale w niektórych przypadkach (kopie tzw. dowodów kolekcjonerskich) uznawane za przestępstwo. Wtedy wejdzie bowiem w życie ustawa z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych.
Każdy przedsiębiorca winien zatem zaprzestać kopiowania dowodów tożsamości jeśli to czyni, nie mniej jednak istnieją pewne wyjątki, które dotyczą głównie branży finansowej, a konkretnie firm podlegających pod ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. AML). Kopiować dowody osobiste lub paszporty można wyłącznie wówczas, gdy są one wykonane do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument został wydany. Zapisy te nie są jasne i powinny być stosowane w sposób niezwykle ostrożny. W szczególności firmy nie działające w sektorze finansowym i nie podlegające pod regulację AML nie mogą sobie obecnie tłumaczyć kopiowania dokumentów tożsamości np. ogólnym bezpieczeństwem czy chęcią czynienia z nich załączników do umów.. Takie działanie będzie stanowiło naruszenie ustawy, nie wspominając już o naruszeniu Rozporządzenia RODO.
Ustawa zakazuje również tworzenie replik dokumentów, czyli np. dowodów kolekcjonerskich, co jest długo wyczekiwaną zmianą – zwłaszcza przez branżę finansową – w związku z dużą ilością oszustw związanych z kradzieżami tożsamości. Z tej zmiany powinni cieszyć się wszyscy.
Wejście w życie ustawy jest zatem dobrym (kolejnym po RODO) momentem aby ocenić własne praktyki oraz usunąć ewentualne naruszenia i wprowadzić zmiany na przyszłość. Będzie to również działanie pożądane z punktu widzenia nadchodzącej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych. Należy liczyć się z tym, że ustawa budzi sporo wątpliwości specjalistów i nie da się obecnie przewidzieć restrykcyjności w jej stosowaniu, stąd też wskazane jest zachowanie szczególnej ostrożności po stronie przedsiębiorców we wszystkich kwestiach związanych z dokumentami tożsamości.
