Ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary wprowadza rewolucję w odpowiedzialności każdej firmy i jej menedżerów za naruszenia prawa popełnione przez pracowników, podwykonawców, czy członków organów podmiotu zbiorowego. Nie będzie bowiem konieczne uprzednie ustalenie i skazanie winnego pracownika. Obecnie to prokurator sam ustali czy popełniono przestępstwo w ramach struktury przedsiębiorcy, albo czy istnieje ryzyko jego popełnienia.
# Kogo obowiązuje Ustawa?
Wszystkich przedsiębiorców będących „podmiotami zbiorowymi” tj. wszystkie spółki prawa handlowego (sp. z o.o., S.A. sp.j., sp.p., sp.k., SKA), JST, związki ST, stowarzyszenia i spółdzielnie. Wielkość podmiotu nie ma znaczenia, aczkolwiek kilka obowiązków nie obejmuje mikroprzedsiębiorców, a nadto compliance officer’a nie musi powołać mikro i mały przedsiębiorca. Szacuje się że nowa Ustawa dotyczy ok 550.000 podmiotów w Polsce.
# Za co może odpowiadać firma? M.in. za:
- niestworzenie i nie wdrożenie systemu compliance tj. rozwiązań mających na celu przeciwdziałanie istotnym zagrożeniom prowadzącym do popełnienia czynu zabronionego;
- niewyznaczenie Compliance Officer’a;
- czyn zabroniony, popełniony przez członków organów, pracowników, zatrudnionych, zleceniobiorców, podwykonawców, a nawet osoby nieustalone (wina anonimowa) w związku z prowadzoną przez firmę działalnością, polegający na umyślnym działaniu lub zaniechaniu, a także taki czyn zabroniony, do którego doszło przez niezachowanie wymaganej w danych okolicznościach ostrożności;
- nieprzeprowadzenie szkolenia z ww. zasad;
# Na co szczególnie zwraca się uwagę w trakcie kontroli podmiotu zbiorowego?
Na takie drażliwe kwestie jak:
- przyjmowanie i wręczanie prezentów, upominków, korzyści swoim kontrahentom i współpracownikom oraz obowiązujące w tym zakresie zasady (regulamin) jak również rejestr korzyści;
- udzielanie rabatów klientom, oraz polityka rabatowa, jej zasady i regulamin;
- udział w zamówieniach publicznych i przetargach;
- organizację systemu compliance w firmie, w tym przyjęte i wdrożone zasady postępowania, szkolenia pracowników, znajomość wiedzy w firmie;
- przyjęty i stosowany przez firmę kodeks antykorupcyjny oraz zapisy stosowane przez firmę w umowach z kontrahentami;
- wyjazdy organizowane dla kontrahentów, klientów i współpracowników;
- zapobieganie tworzeniu tzw. funduszy łapówkarskich.
# Sankcje za naruszenie przepisów Ustawy
- kary pieniężne do 30 mln zł, a w ściśle określonych przypadkach nawet do 60 mln zł;
- możliwość rozwiązania (likwidacji) podmiotu zbiorowego;
- możliwość ograniczenia działania firmy już w trakcie kontroli poprzez szereg środków zapobiegawczych, w tym m.in. zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne, zakaz promocji i reklamy, zakaz wykonywania określonej działalności, wprowadzenie zarządu komisarycznego na czas trwania postępowania;
Jest jasnym, że Ustawa wprowadza sankcje jakie nie były do tej pory znane polskiemu prawu. Organ może zniszczyć finansowo zarówno samą firmę, jak i jej właścicieli i menedżerów, a także ją przejąć lub zlikwidować.
Postępowanie prowadzi m.in. prokurator i CBA. Każdy z przedsiębiorców musi odpowiedzieć sobie sam na pytanie, czy w przypadku złej woli organów wykonawczych, nowe przepisy mogą posłużyć do realizowania własnych celów politycznych, czy też nastawionych na walkę z konkurencją.
# Zmiana ciężaru dowodu
Jeżeli zostanie popełniony czyn zabroniony w firmie, wówczas w postępowaniu dot. odpowiedzialności takiej firmy to ona będzie musiała udowodnić, że wdrożyła skuteczne środki mające na celu zapobieganie popełnianiu przestępstw. Co więcej jest zobowiązana zapewnić przeprowadzanie postępowań wyjaśniających w sytuacji, gdy stwierdzono wystąpienie czynu zabronionego, a także usunąć związane z nim nieprawidłowości bądź naruszenia. Brak odpowiednich mechanizmów oraz powiązanych z nimi procedur uniemożliwi firmom efektywną obronę przed wysokimi sankcjami finansowymi i innymi środkami o charakterze karnym.
# Jak się dostosować
Każdy z podmiotów objętych Ustawą ma obowiązek dostosowania się do niej. Nie robiąc tego ryzykuje katastrofalne skutki które zasygnalizowano powyżej.
Każda firma objęta regulacją powinna przeprowadzić audyt compliance polegający na identyfikacji ryzyk, oraz zaprojektowaniu, wdrożeniu i przyjęciu niezbędnych procedur, oraz przeszkoleniu pracowników. W szczególności konieczne jest:
- powołanie compliance officer’a – osobę która będzie ponosić odpowiedzialność za dostosowanie firmy do wymogów Ustawy;
- zidentyfikowanie obszarów ryzyka;
- uporządkowanie struktury firmy i jasne ustalenie zasad odpowiedzialności w firmie za poszczególne komórki/działy/jednostki;
- przyjęcie procedury tzw. whistleblowingu tj. stworzenia systemu umożliwiającego anonimowe zgłoszenie przez każdego pracownika zgłaszania nadużyć oraz zapewnienia takiej osobie ochrony;
- przyjęcie regulacji wewnętrznych, zależnych od zidentyfikowanych ryzyk (np. kodeks antykorupcyjny, rejestr korzyści osobistych i prezentów, regulamin prezentów, procedura weryfikacji kontrahentów);
- faktyczne wdrożenie ww. zmian oraz ich stosowanie;
- monitorowanie ryzyka i okresowe prowadzenie audytów ryzyka.
# Wsparcie prawne
Kancelaria zachęca do zapoznania się z oferta wsparcia przedsiębiorców w dostosowaniu do wymogów nowej Ustawy. Zwracamy uwagę na to, że dostosowanie się do Ustawy jest procesem wymagającym w zależności od wielkości firmy od 2 do nawet 6 miesięcy. Nie warto zatem czekać na ostatnią chwilę. Celem otrzymania darmowej wyceny dostosowania przedsiębiorcy do nowej Ustawy i zabezpieczenia interesów menedżerów i wspólników – zachęcamy do kontaktu – prosimy o wysłanie maila na adres b.nadra[at]jaskowiak-nadra.pl.