Od dnia 12.07.2019 r. nie będzie dozwolone kopiowanie dokumentów tożsamości (dowód osobisty, paszport, prawo jazdy, legitymacja i inne), za wyjątkami wynikającymi z przepisów prawa. Taka praktyka będzie nie tylko zakazana, ale i wedle części komentatorów uznawana za przestępstwo, chociaż głosy w tym zakresie są podzielone – niektórzy uważają że przestępstwem będzie wyłącznie obrót tzw. dowodami kolekcjonerskimi. Wtedy wejdzie bowiem w życie ustawa z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych.
Ustawa zakazuje również tworzenie replik dokumentów, czyli np. dowodów kolekcjonerskich, co jest długo wyczekiwaną zmianą – zwłaszcza przez branżę finansową – w związku z dużą ilością oszustw związanych z kradzieżami tożsamości. To konieczna zmiana również dla firm faktoringowych – utrudniona stanie się kradzież tożsamości np. reprezentantów faktorantów / odbiorców albo właścicieli firm będących uczestnikami transakcji faktoringowych.
Kopiować dokumenty tożsamości będzie można wyłącznie wówczas, gdy są one wykonane do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów. O zastosowaniu do firm faktoringowych ustawy z dnia 1.03.2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu pisałem TUTAJ. Nie ma wątpliwości, że firmy faktoringowe są instytucjami obowiązanymi (podlegającymi pod regulację AML). Zgodnie z art. 36 ww. ustawy mają obowiązek identyfikacji klienta i ustalenia beneficjenta rzeczywistego. Art. 34 ust. 4 ww. ustawy wskazuje wprost, iż „instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie.”. Powyższe legalizuje takie działanie stricte na potrzeby AML.
Nie możemy jednak zapominać, że nowa ustawa nie wyłącza zastosowania RODO w tymże zakresie. Nadal będzie trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie czy stosowane praktyki na gruncie RODO nie tworzą ryzyka dla praw i wolności osób, których dane dotyczą. Przetwarzanie wszystkich danych z dowodu osobistego (pełna kopia) wciąż będzie naruszało zasadę minimalizacji danych w przypadkach, w których przetwarzanie wszystkich danych zawartych w dowodzie osobistym nie jest niezbędne do osiągnięcia celu ich przetwarzania wynikającego z AML. Nie można zatem wykluczyć konieczności wdrożenia metod ukrywania części danych przy kserokopiach (naklejki pod ksero / marker / inne nowocześniejsze systemy – np. wzorniki w których kseruje się dowód osobisty). Do tego nie można zapominać o tym, iż RODO przewiduje iż co do zasady przetwarzanie danych osobowych jest możliwe tylko w temu celu w którym dane zostały zebrane. Wynika to wprost z pkt 50 preambuły RODO. przy czym RODO dopuszcza dość niejasną procedurę legalizacji takiego przetwarzania wymagającą uwzględnienia m.in. powiązań między celami, kontekstu, charakteru danych, konsekwencji itp. (por. pkt 50 preambuły, art. 6 ust. 4, art. 13 ust. 3 RODO – wymagający poinformowania osoby o dalszym przetwarzaniu w innym celu). Poza tym art. 17 ust. 1 lit. a) RODO daje podstawę żądania od administratora niezwłocznego usunięcia jej danych jeżeli „dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane”. Reasumując – dane osobowe w postaci dokumentów tożsamości zebrane na potrzeby AML nie mogą zostać wykorzystane w inny sposób niż tylko w tymże celu (z drobnymi wyjątkami).
Zabronione będzie nie tylko kopiowanie dowodu osobistego, ale dużej liczby wskazanych w ustawie innych dokumentów tożsamości, a nawet dokumentów typu odpisy z aktów stanu cywilnego i inne.
Reasumując – każdy faktor powinien dokonać weryfikacji zgodności własnych praktyk (również AML-owskich) pod kątem nowej ustawy, zwłaszcza z racji braku wiedzy o tym jak przepisy będą stosowane, oraz z uwagi na ryzyka kolizyjne AML-RODO-nowa ustawa. Z racji niejasnych zapisów ustawy – zakres dozwolonego kopiowania całości dokumentów tożsamości nadal pozostanie zagadką, do czasu pojawienia się orzecznictwa sądowego w tymże zakresie.
